Euer Team arbeitet hart. aber Es fehlt der eine Ort, an dem eure arbeit zusammenläuft.

Ein Notion Workspace zu designen ist mehr als Datenbanken und Dashboards zu bauen. Es ist vor allem das Lösen eurer täglichen Probleme im Arbeitsalltag und die Teambegleitung in einem.

Ich starte damit, eure Arbeitsabläufe und Herausforderungen wirklich zu verstehen. Dann übersetze ich diese realen Probleme in eine Notion-Struktur, die euren Alltag spürbar vereinfacht. Aber der wichtigste Schritt kommt danach: sicherstellen, dass euer Team das System auch wirklich nutzt.

Stellt es euch so vor: Ihr habt ein großartiges Team und spannende Kundenprojekte. Aber statt euch auf die eigentliche Arbeit zu konzentrieren, verbringt ihr Stunden damit, Infos zusammenzusuchen, den Status abzufragen und Dateien in Ordnern zu wälzen. Ich baue das Fundament und schaffe Ordnung, damit ihr euch wieder auf das konzentrieren könnt, was ihr wirklich gut könnt.

Ich denke in Geschäftsmodellen, nicht in Datenbanken. Ich war Führungskraft in einem Konzern und habe Projekte mit über 100 Beteiligten geleitet – ohne ein vernünftiges Tool dafür. Ich weiß aus eigener Erfahrung, was passiert, wenn Strukturen fehlen. Und was sich verändert, wenn sie da sind. Mein Master in BWL mit Schwerpunkt Entrepreneurship sorgt dafür, dass ich euer Business verstehe, bevor ich eine einzige Datenbank anlege.

Ich baue für Menschen, nicht für Systeme. Ich nenne es Clean Workspace Design – Workspaces, die nicht nur funktionieren, sondern sich für euer Team richtig anfühlen. Der Unterschied zwischen einer sterilen Datenbank und einem System, bei dem man spürt: Das wurde von jemandem gebaut, der versteht, wie wir arbeiten.

Ich mache mich selbst überflüssig. In der Schulung zeige ich eurem Team nicht nur, wie es das System nutzt, sondern auch, wie es das System eigenständig weiterentwickelt.

Agile Entwicklung des System. Ich arbeite iterativ mit Feedback-Schleifen, damit das Ergebnis zu eurer Realität passt, nicht zu meinen Annahmen.

Templates sind ein toller Startpunkt für Einzelpersonen, für Teams funktionieren sie selten. Hier ist der Grund:

Templates setzen einen Workflow voraus. Sie sind für einen generischen Anwendungsfall gebaut. Sobald eure Prozesse davon abweichen (und das tun sie immer) müsst ihr entweder eure Arbeitsweise ändern oder das Template verbiegen. Beides erzeugt Reibung.

Templates kommen ohne Begleitung. Ein neues System im Team einzuführen ist keine technische Herausforderung – es ist eine organisatorische. Wer schult euer Team? Wer beantwortet Fragen? Wer stellt sicher, dass das System auch wirklich angenommen wird? Ein Template gibt euch eine Struktur. Ein individueller Workspace gibt euch eine Transformation.

Templates skalieren nicht. Was für 3 Personen funktioniert, bricht bei 10 zusammen. Berechtigungen, teamübergreifende Abläufe, klare Verantwortlichkeiten – das sind Architekturentscheidungen, die ein Template nicht für euch treffen kann.

Templates können nicht zuhören. Das Wertvollste an meiner Arbeit passiert, bevor irgendetwas gebaut wird: verstehen, was euch wirklich ausbremst. Ein Template überspringt diesen Schritt komplett.

Asana, Monday und ClickUp sind Projektmanagement-Tools. Sie bilden Aufgaben und Deadlines ab. Das ist wichtig, aber nur ein Bruchteil dessen, was ein Team im Alltag braucht.

Notion ist anders, weil es mehr als ein Tool ist. Es ist ein Betriebssystem für euer Business. In Notion leben nicht nur eure Aufgaben, sondern auch euer Kundenwissen, eure Prozessdokumentation, eure Dashboards und eure internen Vorlagen. Alles an einem Ort, alles miteinander verknüpft.

Das bedeutet: Kein ständiges Wechseln zwischen Tools. Keine doppelt gepflegten Daten. Und mit Notion AI entsteht eine Grundlage für intelligente Workflows, die keines der klassischen PM-Tools in dieser Tiefe bieten kann.

Der entscheidende Vorteil für Teams: Notion wächst mit eurem Business. Neue Bereiche, neue Prozesse, neue Teammitglieder. Alles lässt sich integrieren, ohne das System wechseln zu müssen.

Das ist wichtig: Ich kann das nicht ohne euch. Workspace Design ist eng verbunden mit eurer Teamkultur und euren täglichen Abläufen. Seid vorsichtig bei Berater*innen, die Ergebnisse versprechen, ohne euren Input zu brauchen.

Konkret sieht der Aufwand so aus:

• 2–3 Stunden pro Woche von eurer Hauptansprechperson im Team

• 1–2 Stunden pro Woche von relevanten Teamleads während ihrer Workflow-Phasen

• Ca. 3 Stunden für die Schulung von allen weiteren Teammitgliedern. Fokussiert auf eure konkreten Abläufe, nicht auf generische Notion-Skills

Den Großteil der Arbeit übernehme ich. Euer Job ist: mir euren Alltag zeigen, Feedback geben und das System im echten Leben testen.

Das ist tatsächlich ein häufigste Ausgangspunkt. Jemand im Team hat Notion begeistert eingeführt, alle haben losgelegt, jeder hat seine eigene kleine Welt gebaut. Und plötzlich ist Notion ein „schwarzes Loch“, in dem niemand mehr etwas findet.

In der Analyse-Phase mache ich ein Audit eures bestehenden Setups: Was funktioniert? Was nicht? Was kann bleiben, was muss gehen? Ich migriere Inhalte Schritt für Schritt und hinterlasse jeden Bereich besser als ich ihn vorgefunden habe. Nichts Wertvolles geht verloren, aber das Chaos schon.

Ja, die Möglichkeiten sind groß. Notion hat eine eigene API und lässt sich über Tools wie Zapier oder Make mit fast jedem anderen Tool verbinden.

Aber hier kommt ein wichtiger Punkt, den viele überspringen: Automationen funktionieren nur so gut wie das Fundament, auf dem sie stehen. Wenn eure Datenbanken nicht sauber strukturiert sind, automatisiert ihr im besten Fall Chaos, im schlechtesten Fall erzeugt ihr neues.

Deshalb empfehle ich immer: Erst der Workspace, dann die Automationen. Im 8-Wochen-Projekt bauen wir zuerst euren Team Hub auf. Mit sauberer Architektur, klaren Abläufen und einer Struktur, der euer Team vertraut. Wenn der Workspace seine erste stabile Form erreicht hat und ihr wisst, wie ihr damit arbeitet, ist das der richtige Zeitpunkt für Automationen.

Das hängt davon ab, was ihr braucht; und genau das finden wir im Beratungsgespräch gemeinsam heraus. Um aber eine Orientierung zu geben:

Das skizzierte 8-Wochen-Paket „The Team Hub“ liegt bei 4.900€ netto. Das ist das klassische Investment für Teams bis ca. 10 Personen mit einem typischen Agentur-Umfang: Kundenprojekte, Aufgabenmanagement, Dashboards, Prozessdoku, Onboarding-Bereich, Team-Schulung und persönliche Begleitung. Automationen für Tool-Anbindungen (z.B. über Zapier oder Make) können als Baustein hinzugebucht werden.

Wenn euer Setup umfangreicher ist, z.B. mehr Bereiche, komplexere Berechtigungen oder zusätzliche Geschäftsprozesse, bekommt ihr nach der Workspace-Beratung ein individuelles Angebot, das genau zu eurem Umfang passt.

Und wenn es eine kleinere Insellösung ist, die ihr braucht, z.B. nur ein bestimmter Bereich eures Business, der in Notion strukturiert werden soll, kann das Investment auch darunter liegen.

Aus meiner Sicht ist es ein wichtiges Investment in die Infrastruktur für eure tägliche Arbeit, die euer Unternehmen die nächsten Jahre trägt. Die eigentliche Frage ist also nicht „Was kostet das?“, sondern: „Was kostet euch eure aktuelle Arbeitsweise?“ An verlorenen Stunden, an Frust im Team und an Chancen, die durchrutschen.